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Die papierlose Kanzlei – neues digitales Belegbuchen

Ein stetig steigendes Volumen an digitalen Dokumenten und ein daneben abnehmender, jedoch weiterhin vorhandener papierner Briefwechsel stellt jede Organisation vor die Frage: Wie können diese Geschäftsprozesse integriert werden? Wie kann die Ablage gleichzeitig sowohl digitale wie papierne Dokumente vorhalten, um den Vorgang stets vollständig vor Augen zu haben?

Insofern war es nur eine Frage der Zeit und des passenden Angebots für die Friedeburger Steuerberatung Glowalla Neumann-Oetken, einen weiteren Schritt zur Digitalisierung aller Geschäftsprozesse einzuleiten. Die Installation eines neuen Cloud-Systems ist jetzt abgeschlossen. Der gesamte Datenverkehr zwischen Mandantschaft, Kanzlei und Finanzamt wird ab sofort digitalisiert und in einem sicheren und für Steuerbüros optimierten Rechenzentrum gespeichert.

Selbstverständlich liegt es weiterhin in der Entscheidung eines jeden Mandanten, die Vorteile der „papierlose Kanzlei“ ab sofort zu nutzen, im Laufe der Zeit umzustellen oder beim bewährten Austausch von Steuerpapieren, -belegen und -schreiben zu bleiben. Alles ist und bleibt möglich. Dennoch ein kleiner Blick hinter die Kulissen dieser Neuerung:

Die „Dokumentenraum“ genannte Lösung für elektronischen Dokumentenaustausch und digitales Belegbuchen hält für unsere Mandanten ein ganzes Bündel an Vorteilen bereit:

  • Eingangs-, Ausgangsbelege sowie beliebige Dokumente und Daten können mit einem “Klick” in unsere Kanzlei übertragen werden (SIMBA).
  • Die Dokumente werden automatisch für die Verarbeitung vorbereitet und in das Belegarchiv übertragen.
  • Die Belege sind auch für die Mandanten stets abrufbereit. Unser System wird zu Ihrem Belegarchiv, Sie buchen sozusagen in unserer Kanzlei.
  • Es ist keine zusätzliche Hardware notwendig und es entstehen keine zusätzlichen Kosten – unsere Mandanten jedoch bekommen kostenlosen Zugriff auf diesen „Kundenserver“.
  • Die Übertragung wird sicher verschlüsselt, die Dokumente auf deutschen Servern gespeichert und doppelt gesichert.
  • Das Verschicken von CDs, DVDs und USB-Sticks gehört der Vergangenheit an.

Unser erfahrener und auf die Steuerberaterbranche spezialisierter Dienstleister sitzt in Schortens und mit ihm ist stets ein Systemadministrator ansprechbar.

Als Kanzlei müssen wir nicht mehr in spezialisierte Hardware, Betriebssysteme, Datensicherung und digitale Infrastruktur investieren und erreichen gleichzeitig maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit. So können wir uns ganz auf unsere Kernkompetenz konzentrieren – die Beratung in Steuerangelegenheiten und betriebswirtschaftlichen Fragen.

Selbstverständlich sind wir bei aller Digitalisierung für unsere Mandanten weiterhin „auf dem Postwege“ erreichbar. Papierne Dokumente werden von unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in einem Arbeitsgang gescannt und dem elektronischen Kundenordner zugewiesen. Die Briefe, Belege und Dokumente werden weiterhin archiviert – allerdings besteht mit dem neuen System immer eine elektronische Kopie, die von jedem Arbeitsplatz in der Kanzlei (und mit digitaler Berechtigung selbstverständlich auch von extern und über mobile Geräte) aufgerufen werden kann. Wir sind der Überzeugung, mit dieser Innovation ein kundenfreundliches, effizientes System in unseren Betriebsablauf integriert zu haben, das allen Beteiligten zugute kommt. (November 2015)

 

Glowalla & Neumann-Oetken trennen sich von der ETL-Gruppe

Liebe Kunden, Mandanten und Geschäftsfreunde,
sehr geehrte Damen und Herren,

Die Steuerberatungsgesellschaft Glowalla und Neumann-Oetken mbH hat sich aus dem ETL-Verbund gelöst, um zukünftig noch besser und direkter vor Ort für Sie tätig zu sein.

Sie kennen es selbst aus Ihrem Geschäftsleben: Der Verbund mit einer großen Gruppe kann viele Synergieeffekte zeitigen, auf der anderen Seite hindert die Größe der Organisation eine eigenständige und individuelle Geschäftsentwicklung wie auch Mandantenbetreuung.

Wir haben uns deshalb entschlossen, die Partnerschaft mit der ETL-Gruppe aufzukündigen. Es ändert sich in unserem Binnenverhältnis Steuerberatung / Mandantschaft nichts. Die Ansprechpartner bleiben dieselben, Sie finden uns an gewohntem Ort unter den gewohnten Telefonnummern. Einzig die Internetadresse sowie die E-Mail-Adressen müssen geändert werden.

Als regelmäßiger Besucher unserer Website setzen Sie bitte ein neues Lesezeichen auf die Webadresse unserer Homepage. Die Änderung der E-Mail-Adressen haben Sie bereits mit einem Anschreiben aus unserem Hause erhalten. Die aktuellen E-Mail-Adressen finden Sie unter „Unser Team„.

(November 2014)